Dienstleister: Zahlungstörungen als Signal

Grundsituation

Zahlungsstörungen oder in letzter Konsequenz gar Zahlungseinstellungen sind oft die letzten Anzeichen fehlender Liquidität und damit der drohenden Gefahr der Insolvenzfälligkeit Ihres Auftraggebers. Gerade jetzt bedarf es einer genauen Planung Ihrer nächsten Schritte. Bei Ihren Überlegungen sind taktische aber auch zivil- bzw. insolvenzrechtliche Aspekte sowie Ihre eigenen Interessen zu beachten.

Zahlungsverzug & Mahnverfahren

Schon im Jahr 2014 trat das Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr in Kraft. Unternehmen dürfen untereinander lediglich Zahlungsfristen von bis zu 60 Tagen vereinbaren, längere Fristen sind nur in besonderen Fällen zulässig (§ 271a BGB). Die Fälligkeit beginnt, sobald der Empfänger die Rechnung erhält oder zu dem im Rechnungsdokument angegebenen Termin (§ 286 Abs. 2 BGB). Zahlt Ihr Kunde nicht, sind Sie als Unternehmen nicht zum Versand einer Mahnung verpflichtet. Obwohl ein aufwändiges Mahnwesen kundenfreundlich sein kann, ist es gesetzlich nicht erforderlich.

Zahlungsverzug liegt gemäß § 286 Abs. 1 BGB bei Nichtleistung trotz Fälligkeit und Mahnung vor.
Jedoch existiert auch hier die Ausnahme von der Regel:  In bestimmten gesetzlich definierten Fällen kann der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug kommen.

Neben einer genauen Bestimmung der Leistungszeit nach dem Kalender oder ein endgültigen Verweigerung der Leistung gilt insbesondere:
Das Erheben einer Zahlungsklage oder die Zustellung eines Mahnbescheids stehen einer Mahnung gleich. Geregelt ist dies im zweiten Halbsatz des oben aufgeführten Paragraph. Das Einleiten eines Mahnverfahrens bietet sich also bei deutlicher Zahlungsunwilligkeit an, auch, weil gleich alle Nebenforderungen (d.h. Schadensersatz und Gerichtskosten) mit einbezogen werden  können.

Widerspricht der Antragsgegner dem Mahnbescheid nicht oder zu spät, kann der Gläubiger nach Ablauf der Widerspruchsfrist beim Gericht den Vollstreckungsbescheid beantragen.

Regulärer Schadensersatz

Ein verspäteter Zahlungseingang verursacht Ihnen erhebliche finanzielle Schäden, beispielsweise durch Zinsen für den Kontokorrentkredit. Auch entgangene Skontoabzüge können genau beziffert werden. Zudem entstehen Kosten für das Eintreiben der Forderung.

Der Gesetzgeber hat darauf reagiert und den Satz für Verzugszinsen auf 9 Prozent über dem Basiszinssatz angehoben (§ 288 Abs. 2 BGB).

Gläubiger dürfen außerdem eine pauschale Verwaltungsgebühr von 40 Euro erheben (§ 288 Abs. 5 BGB). Diese Pauschale gilt gemäß dem EuGH selbst bei Kleinstbeträgen (EuGH, 11.07.2024 – C-279/23).

Außergewöhnliche Beitreibungskosten, die etwa durch externe Inkassopartner entstehen, können ebenfalls zurückgefordert werden (§ 285 BGB).

Gefahr: Insolvenzanfechtung?

Erlangte Zahlungen (sei es durch freiwillige Zahlungen des insolvenzbedrohten Gläubigers oder auch durch Zwangsmaßnahmen) sind im Kontext der Insolvenzordnung jedoch gefährdet:

Rückschlagssperre

Die Möglichkeit des Mahnbescheides mit anschließender Zwangsvollstreckung steht jedoch in “Konkurrenz” zum Insolvenzrecht.

Daher ist zunächst zu beachten ist, dass der Gesetzgeber im Fall einer Insolvenz vorgesehen hat, einen Wettlauf der Gläubiger zu verhindern.
Aus diesem Grund existiert eine sogenannte Rückschlags-Sperre.
Diese besagt (siehe §88 Abs. 1 InsO), dass jegliche Zwangsvollstreckungen unwirksam wird, soweit Sie im Zeitraum von 1 Monat vor Insolvenzeröffnung erfolgte.
Sie kann also nicht vollzogen werden – alle Mühen und Kosten verbleiben ohne Erfolg!
Es verbleibt nur die Forderung zur Tabelle anzumelden.

Insolvenzanfechtung

Im Weiteren ist zu beachten, dass die Kenntnis einer drohenden Insolvenz ebenfalls Einfluss auf den Bestand der so erlangten Zahlungen durch Ihren (nunmehr insolventen) Vertragspartner hat. Im Falle der Insolvenz wird ein Insolvenzverwalter auch die Zeiten bis zu mehreren Jahren vor Insolvenzeröffnung betrachten und solche Zahlungen ggf. anfechten.

Die Insolvenz-Anfechtung ist ein scharfes Schwert, insbesondere wenn man die Zahlung bereits als sicher hingenommen hat und durch ein Schreiben des Insolvenzverwalter überrascht wird, der die Rückzahlung der Zahlung fordert.
Ohne an dieser Stelle auf die Detail einzugehen, ist es wichtig das Gefahrenpotential zu erkennen.

Das Anfechtungsrisiko steigt mit zunehmender zeitlicher Nähe der Vermögensdisposition und Insolvenzantragstellung und gleichzeitig abnehmender Schutzwürdigkeit des Anfechtungsgegners. Jeder Insolvenzanfechtung (siehe §§ 129–144 ff InsO) muss ein Anfechtungsgrund zugrunde liegen, der eine Rückforderung der Zahlungsleistungen rechtfertigt. Dabei wird von kongruenter und inkongruenter Befriedigung gesprochen, oder auch nachteiligen Rechtshandlungen – die Materie ist komplex.

Herausstechend ist jedoch typischerweise der Vorwurf der Kenntnis der Zahlungsunfähigkeit (siehe §130 Abs1 Nr. 1 InsO).
Rechtshandlungen, die nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder nach Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder nicht mehr als drei Monate vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens vorgenommen wurden, können einen Anfechtungsgrund darstellen. Voraussetzung dabei ist, dass Sie als Zahlungsempfänger von der drohenden Insolvenz des Käufers gewusst haben. Darüber entbrennt regelmäßig Streit.

Wer z.B. über mehrere Wochen hinweg keine Lieferantenschulden oder andere Verbindlichkeiten mehr begleicht, hat in der Regel seine Zahlungen eingestellt (so der BGH am 21.1.2016, siehe IX ZR 32/14).  Auch die Erklärungen Ihres Kunden, zur Begleichung von fälligen Verbindlichkeiten nicht in der Lage zu sein, wenn damit eine Bitte um Stundung verbunden ist (BGH 6.7.2017 – IX ZR 178/16), kann das Insolvenzgericht von der Gültigkeit der Anfechtung überzeugen.

In der nahen Vergangenheit hat der BGH ( beginnend mit  IX ZR 111/14) die sehr weite und ausufernde Auslegung der Anfechtungsgründe durch Insolvenzverwalter wieder eingeengt. Ein Anfechtungsschreiben eines Insolvenzverwalters sollte mithin nicht ohne weiteres akzeptiert werden.

Schlussfolgerung

Eigentlich hat man kaufmännisch alles richtig gemacht: Man hat Mahnungen versandt, einen Mahnbescheid erlassen, durch Zwangsvollstreckung bzw. jahrelangem Rechtsstreit vom Schuldner Zahlungen erhalten, die nun vom Insolvenzverwalter angefochten werden. Sehr ärgerlich.

Auch wenn die Rechtsprechung bei Insolvenzanfechtung sehr dynamisch ist, und sich die Rechtslage seit 2017 zugunsten der betroffenen Unternehmer verbessert – das Insolvenzrecht bietet dem Insolvenzverwalter die Möglichkeit. Er wird Sie auch in der Zukunft nutzen – Wehklagen hilft nicht.

Aus diesem Grund gilt es jedoch,  das Mögliche zu tun, um eine Insolvenzanfechtung einzudämmen oder zu verhindern.

Risiko-Strategie definieren

Erstellen Sie für Ihr Unternehmen ein angepasstes Risiko-Management Profil.
Wie sind Ihre regulären Zahlungsziele? Welche individuellen Änderungen werden Sie im Fall von Zahlungsunregelmäßigkeiten vornehmen? Wer ist für die Umsetzung verantwortlich, Wieviel Mahnungen sollen versandt werden? Wie risikobereit sind Sie, bevor Mahnbescheid erlassen wird? Bei welcher OP-Summe werden Sie Klage erheben, bzw. wann lohnt sich das Klagerisiko nicht…

Monitoring des Zahlungsverhaltens

Wichtigster Baustein in dem Gesamtkontext ist, das Zahlungsverhalten konstant zu überwachen. Veränderungen in der Zahlungsbereitschaft sollten erfasst und regelmäßig ausgewertet werden.

Aus diesem Grund kommt der Kreditoren-Buchhaltung eine wesentliche Rolle zu, da hier Risiko-Management, Compliance, Prozess, rechtliche Bewertungen und die finale Strategie-Definition zusammenfallen. Auch AI Agenten unterstützen heute bei der Einhaltung von Compliance-Regeln.

Gespräch suchen

Bei Kunden mit einem erhöhten Risiko sollten Sie umgehend das Gespräch suchen. Dies ist aufwendig, aber höchst effektiv. Gerade das persönliche Ansprechen der unangenehmen Situation wird jeder Unternehmer versuchen zu vermeiden. Auch werden Sie in solchen Gespräch schnell ein Gefühl dafür entwickeln, wo sich die Mühe lohnt, die Geschäftsbeziehung zu retten.

Auch ist darauf hinzuweisen, dass mit der neuen Rechtslage/Rechtsprechung zur Insolvenzanfechtung der Abschluss von Ratenvereinbarungen nicht mehr schädlich ist. Nutzen Sie diese Optionen, seien Sie aber konsequent bei Verletzungen dieser Vereinbarungen. Hintergrund: Bei Unregelmäßigkeiten könnte Ihnen dennoch Kenntnis der Zahlungsunfähigkeit vorgeworfen werden.

Druck vermeiden

Setzten Sie Ihre Kunden unter keinen Umständen unter Druck!

Dies hat zwei Gründe. Erstens: Alle Schreiben die dem Kunden zugehen, werden später seitens des Insolvenzverwalters vermutlich als Rechtfertigung für eine Insolvenzanfechtung verwandt werden. Insoweit senden Sie lediglich die in Ihrem Prozess definierten regulären Erinnerungen oder Mahnschreiben. Freiwillige Zahlungen Ihres Lieferanten, die auf Basis des von Ihnen aufgebauten Drucks geleistet werden, können schnell unter Insolvenzanfechtungsgründe fallen. Zweitens: Ein Kunde dem keine liquiden Mittel zur Verfügung stehen, kann auch unter hohen Druck eine Zahlung nicht bewirken – es ist ihm technisch unmöglich. Vermeiden Sie daher solche Schreiben, schnell können diese auch Straftatbestände verwirklichen – das ist es nicht wert.

Dokumentation aller Vorgänge

Da eine Insolvenzanfechtung durch den Insolvenzverwalter auch noch Jahre nach bewirkter Zahlung erfolgen kann, ist es (gerade bei säumigen Kunden) dringend anzuraten alle Vorgänge, die mit der verspäteten Zahlung, Erinnerungen, Mahnungen, Verhandlungen, Zahlungsvereinbarungen oder sonstiger Kommunikation verbunden sind, zu dokumentieren. Nur so können Sie mögliche Vorwürfe durch den Insolvenzverwalter abwehren. Und nebenbei bemerkt: Wie lange können Sie sich an Details eines Telefonats erinnern?

Zwangsvollstreckung durchsetzen

Zögern Sie nicht, Ihre Ankündigungen auch durchzusetzten. Dies unterstützt Sie zum einen in der Abwehr von möglichen Insolvenzanfechtungen (Argumentation: Sie folgen den klar definierten Prozess, ohne individuellen Druck) aber sind auch gegenüber Kunden in der Umsetzung Ihrer angekündigten Maßnahmen konsequent (und damit nicht angreifbar).
Sollte eine Insolvenz jedoch vermutlich kurz bevorstehen, beachten Sie die 1-Monatsgrenze der Rückschlagsperre (siehe oben). Prüfen Sie in einem solchen Fall die Sinnhaftigkeit der Rechtsverfolgung (Aufwand/Nutzen/Risiko).

Zahlung nicht über Dritte

Vermeiden Sie Austauschgeschäfte (z.B. Maschinen statt der vereinbarten Geldleistung). Dazu zählt auch jegliche Zahlungen seitens Muttergesellschaften oder anderer Liquiditätspools zu vermeiden. Solche Zahlungen sind zumeist einfacher anfechtbar. Vermeiden Sie ein solches Risiko.

Beendigung der Lieferbeziehung?

Eine Beendigung einer langfristigen Lieferbeziehung in der Krise bedeutet, einen zahlenden Kunden zu verlieren. Was ist, wenn sich Ihr Kunde in ein paar Monaten erholt?
Die Entscheidung ist abhängig von der Größe, der Wichtigkeit (z.B. der einzige Kunde) oder anderen individuellen Faktoren.
Wichtig ist, eine bewusste und dokumentierte Entscheidung zu treffen. Ihre Risiko-Strategie hilft Ihnen, Emotionen keinen Einfluss auf die Entscheidung nehmen zu lassen.

Umstellung auf Barzahlung gem. §142 InsO

Statt der Beendigung der Vertragsbeziehung bietet §142 InsO noch ein möglichen Ausweg an: das Bargeschäft.
Auch wenn der Name etwas anderes vermuten lässt, müssen Zahlungen nicht in bar geleistet werden, reguläre elektronische Zahlungen (Banküberweisungen o.ä.) schaden nicht.

Wichtig ist jedoch die Zeitspanne:
Unter Bargeschäfte werden nach der BGH Rechtsprechung all jene Zahlungen verstanden, die in einem Turnus von nicht mehr als 30 Tagen nach der Leistungserbringung erfolgen (egal ob Zahlung und nachfolgende Leistungserbringung oder erst Leistungserbringung und dann Zahlung). Soweit Zahlung und Leistungserbringung diese zeitliche Grenze nicht überschreiten fallen Sie unter den o.g. §142 der Insolvenzordnung.

Soweit keine grobe Pflichtverletzungen vorliegen (z.B. positive Kenntnis von Zahlungsunfähigkeit) oder die Gegenleistung nicht “gleichwertig” ist (z.B. Schein-Rechnungen, überteuerte Ware oder eine nicht werthaltige Leistungserbringung) ist eine Insolvenzanfechtung ausgeschlossen.

Vorkasse

Die letzte und kritischste Option in der Vertragsbeziehung ist die Umstellung auf Vorkasse (in den Grenzen der o.g. 30 Tage).
Oft wird dies eine Beendigung der Neubeauftragung nach sich ziehen. Aus diesem Grund sollten Sie nur dann von diesem Weg Gebrauch machen, wenn keinen andere Option mehr möglich ist.

Anfechtungs-Schreiben prüfen lassen

Die Rechtslage im Bereich Insolvenzanfechtung ist dynamisch, auch besteht ein weites Feld der Auslegung! Suchen Sie sich mithin rechtlichen Rat bei einem Experten oder Rechtsanwalt – er wird Ihnen die Erfolgsaussichten schnell erläutern.